Reuniões de retrospectiva: como eliminar o tédio

Reuniões de retrospectiva: como eliminar o tédioSaudações, leitores!
Apesar de ser um grande adepto ao Desenvolvimento Ágil, devo dizer que as reuniões de retrospectiva, quando não conduzidas corretamente, são maçantes e cansativas. Como resultado, o que estava destinado a ser um momento de reflexão, levantamento de impedimentos e sugestões de melhorias, torna-se enfadonho.
Existe uma solução?

 

Um dos maiores erros que uma equipe ágil pode cometer é conduzir reuniões de retrospectiva apenas para “seguir o protocolo”, ou seja, somente para atender as diretrizes do Agile. Isso é fazer por fazer e não traz resultado algum. Durante a reunião, os participantes se dispersam e começam a discutir sobre outros assuntos, já que tudo está chato. Por fim, a reunião demora muito mais do que o esperado e causa aborrecimento, como já aconteceu comigo. Os participantes passam a dar respostas curtas e interromper discussões para que a reunião termine logo.
Essa situação me faz recordar de uma frase que a minha noiva leu em um artigo: “Se uma reunião demora demais, significa que perdeu-se o foco”. Já resume muita coisa, não?

O erro cometido acentua-se ainda mais quando não há iniciativas para melhorar esse quadro para as próximas retrospectivas. Como resultado, quando a equipe chega ao final da Sprint, já sentem um desgosto por saber que uma reunião de retrospectiva se aproxima. Na minha opinião, se for para ser assim, então nem faça.

Se você se identificou com a situação ou se interessou pelo assunto, continue lendo o artigo!

 

O motivo da fadiga em uma retrospectiva depende de vários fatores, portanto, não existe uma solução unânime para todas as situações. Mesmo assim, em primeiro lugar, é preciso tentar identificar o motivo mais evidente e dispor ações para eliminá-lo, bem como pensar em formas de manter o foco na reunião.
Mas, pensando melhor, o que leva os participantes a ficarem dispersos? Para buscar a resposta, vamos conferir algumas possíveis soluções. 

A primeira dica é evitar o uso de laptops e smartphones na reunião. Pode parecer uma dica genérica, mas não pode passar despercebida. Se há um gadget por perto, é muito comum aproveitar para dar uma “olhadinha” no WhatsApp enquanto os outros participantes estão discutindo, mas, convenhamos, essa “olhadinha” se transforma em “visitinhas” no Facebook, Instagram, Twitter e YouTube. Quando o participante se dá por conta, perdeu 5 ou 10 minutos da reunião.
Em uma das retrospectivas que participei, o Scrum Master pedia que todos os smartphones fossem colocados no centro na mesa em volume silencioso. Funcionava.

A segunda dica é evitar conversas paralelas. Quando notar uma distração causada por um assunto que não condiz com a reunião, procure interrompê-la o quanto antes, de uma forma educada. Caso contrário, a reunião levará o dobro (ou triplo) do tempo estimado. Lembre-se da frase no início do artigo: a falta de foco leva ao tempo extrapolado.

A terceira dica é envolver todos os participantes e conceder a oportunidade para que cada um possa falar. Não é fácil, mas procure não deixar “ninguém de fora” da discussão. É possível que algum participante tenha uma observação importante sobre a Sprint encerrada ou uma sugestão útil de melhoria, mas é ignorado simplesmente por falta de oportunidade.

 

Bom, a verdade é que todos vocês já estão carecas de conhecer as dicas anteriores, não é? Pois bem, a minha intenção, nesse artigo, é ir um pouco mais além…

Sabemos que a reunião de retrospectiva, por si só, já é um momento de leve apreensão, visto que cada um deve reportar os impedimentos que enfrentou na Sprint e propor melhorias para evitá-los no futuro. Portanto, é necessário que todos estejam confortáveis para participar, certo? Agora podemos continuar.
Em um caso verídico compartilhado recentemente no LinkedIn, um Scrum Master tentou todas as dicas mencionadas acima. Evitava o uso de gadgets, administrava o foco e dedicava atenção a todos, mas sem sucesso. Os participantes sempre pareciam “intimidados” quando falavam. Então, antes da próxima reunião, ele tomou a iniciativa de conversar com cada membro da equipe, em particular, e descobriu que o motivo real do incômodo era a participação de uma pessoa que eles não sentiam confiança. Na mosca! Bastou deixar de convidar essa pessoa e as próximas retrospectivas foram completamente diferentes.

Comecei a refletir sobre esse depoimento e notei que faz sentido. É um ponto chave para atacar as barreiras e fadigas em retrospectivas.
A presença de uma única pessoa pode fazer com que todos os participantes da reunião não se sintam à vontade. Talvez, essa tal pessoa exagera na exigência de justificativas, faz cobranças, ou interrompe quando alguém está falando, comportando-se como um “peso” na reunião. Dispensá-la é a melhor solução.
No entanto, é preciso ter bom senso ao tomar essa ação para não causar futuros conflitos na equipe. A pessoa dispensada da reunião deve ter ciência de que as suas atitudes “intimidam” os participantes da retrospectiva, como também deve adotar providências para mudar a própria postura.

Para fechar o artigo, deixo a quarta dica: experimente diferentes formatos de reunião. Escolha novos lugares para sediá-las, de preferência, que tenham aperitivos e bebidas para “quebrar o gelo” e permitir que os participantes fiquem mais tranquilos. Na discussão do LinkedIn, uma Gerente de Projetos mencionou que realizava a retrospectiva em uma cafeteria próxima à empresa e sempre alcançava bons resultados! Hmmm, é algo a se pensar, hein? 🙂

 

Pessoal, retrospectivas não devem ser maçantes. Se é o que está acontecendo, garanto que há, sim, um motivo, e que deve ser identificado e corrigido.
Um grande abraço a todos!


 

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4 comentários

  1. Como sempre artigos excelentes André. Parabéns. Gostaria apenas de deixar dois comentários:
    1. Distrações durante uma Sprint Retrospective mostra elevado grau de imaturidade de um time Ágil em relação ao processo. Não chamamos esses eventos de “cerimônias” à toa. É sagrado e deve ser levado a sério. Não estou dizendo que no dia da reunião todos devem comparecer trajados de ternos e gravatas, mas sim todos terem o compromisso de trazer anotado, seja em caderno, smartphone ou notebook (desculpe André, se moderada a tecnologia ajuda muito =P ) e fazer da reunião um ato prazeroso.
    2. Para conduzir a cerimônia, recomendo utilizar a metodologia dos “Seis Chapéus do Pensamento”, que tem me ajudado muito a conduzir Retrospectivas com equipes de 3 a 9 pessoas. De uma forma resumida, pode-se dividir o tempo em 3 e levantar pontos positivos, negativos e lições aprendidas/ações de correção. https://www.portal-gestao.com/artigos/6700-como-utilizar-a-tC3A9cnica-dos-seis-chapC3A9us-do-pensamento.html

    1. Fala, Marcão, tudo certo?
      Agradeço novamente por agregar conteúdo ao artigo!
      Concordo com você a respeito da maturidade da equipe. Times ágeis que realmente conhecem e compreendem o valor de uma cerimônia são capazes de conduzir excelentes retrospectivas, sem atrasos e sem distrações. O problema é que, se uma única pessoa da equipe for “imatura” nesse contexto, toda a reunião de retrospectiva pode ser comprometida, como é o caso do Scrum Master que apresentei no artigo.
      Não citei no texto, mas, no modelo ideal de retrospectiva (sugerido pelo Scrum), os participantes já devem levar os pontos positivos e melhorias anotados, com o intuito de manter o ritmo da reunião constante. A respeito dos smartphones e notebooks, se forem utilizados apenas para conferir as anotações (e nada mais que isso), então pode ser útil. Fiz a sugestão de evitá-los para reduzir o risco de distrações, já que, como sabemos, uma simples notificação do WhatsApp já é o suficiente para quebrar o foco de uma pessoa na reunião. 🙂

      Obrigado pela indicação da metodologia dos “Seis Chapéus do Pensamento”. Parece ser interessante!

      Abraço!

  2. Fala André.
    Ótimo artigo e um problema comum.
    Aproveito para deixar também um artigo sobre o assunto que pode servir de dica para melhorar o foco, e rendimento de retrospectivas: https://goo.gl/A0xvKm
    Trata-se do objeto mágico ou Talking Piece.
    Espero ter contribuído.
    Abraços

    1. Fala, grande Maico!
      Opa, obrigado por compartilhar o seu artigo sobre Talking Piece! Acabei de lê-lo e achei o conceito bastante interessante!
      Continue escrevendo, meu caro! Grande abraço!

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